SferSolution — комплексна CRM-система для управління рекрутингом та HR-процесами.

Основним завданням було об'єднати весь цикл роботи з персоналом в одному цифровому середовищі: від появи нового ліда та перетворення його на кандидата до працевлаштування, прив'язки співробітника до контракту та подальшого контролю результатів його роботи.

До впровадження такого підходу рекрутерам та менеджерам доводилося працювати одночасно з великою кількістю кандидатів, вакансій, контрактів, завдань та статусів. Зі збільшенням обсягу найму контролювати цей процес вручну стає дедалі складніше.

Тому система мала вирішити одразу декілька бізнес-завдань: централізувати інформацію, стандартизувати процес рекрутингу, спростити розподіл кандидатів між контрактами та дати керівникам прозору аналітику роботи команди.

• Повний цикл рекрутингу: від ліда до працевлаштованого співробітника.
• CRM: єдина база лідів, кандидатів та працівників.
• Контракти: управління потребами та персоналом за контрактами.
• Аналітика: контроль ефективності рекрутерів.

Розробили CRM-платформу, яка об'єднує основні процеси рекрутингової компанії та дозволяє керувати ними через єдину систему.

В одному інтерфейсі команда може працювати з лідами, кандидатами та співробітниками, керувати завданнями, контролювати потреби за контрактами та аналізувати ефективність рекрутерів.

Управління лідами

Створили централізований каталог усіх лідів компанії.

Кожен лід має власний статус, а рекрутери можуть використовувати фільтрацію для швидкого пошуку потрібних записів та роботи з окремими сегментами бази.

У системі також відображається статистика за лідами, що дозволяє контролювати їх кількість та рух між різними етапами рекрутингової воронки.

Перетворення ліда на кандидата

CRM підтримує послідовний перехід потенційного працівника між етапами рекрутингу.

Після опрацювання ліда його можна перевести у статус кандидата та продовжити роботу вже в межах процесу найму.

Завдяки цьому інформація не втрачається між різними інструментами — вся історія роботи з людиною залишається всередині однієї системи.

Картка кандидата

Для кожного кандидата реалізована окрема сторінка з детальною інформацією.

Рекрутер отримує централізовану точку роботи з кандидатом і може використовувати його профіль для подальшого працевлаштування та підбору відповідної позиції.

Це дозволяє швидко отримати необхідну інформацію без пошуку даних у сторонніх таблицях або документах.

Управління контрактами

Окремий функціональний блок CRM відповідає за роботу з контрактами та кадровими потребами.

Система дозволяє визначати потребу в персоналі та підбирати кандидатів відповідно до вимог конкретного контракту.

Таким чином рекрутинг пов'язаний не просто з абстрактною базою вакансій, а безпосередньо з реальною потребою бізнесу в співробітниках.

Розподіл кандидатів

Кандидатів можна призначати на відповідні контракти залежно від актуальних кадрових потреб.

CRM допомагає контролювати цей процес та забезпечує прозорий перехід від етапу підбору до фактичного працевлаштування.

У результаті менеджер бачить не тільки кількість кандидатів, але й те, для яких контрактів вони розглядаються.

Kanban для співробітників

Для роботи зі співробітниками реалізували Kanban-представлення.

Працівники розподіляються за статусами, а користувач може швидко переглядати їх поточний стан та змінювати статус без необхідності відкривати кожну картку окремо.

Такий формат особливо зручний під час роботи з великою кількістю людей, оскільки дає менеджеру візуальне представлення поточного стану процесу.

Управління завданнями

У CRM реалізована система регулярних завдань для рекрутерів.

Менеджер може бачити перелік призначених завдань, їх тип та поточний статус виконання.

Це дозволяє перенести операційне управління рекрутингом безпосередньо в CRM та зменшити залежність від додаткових інструментів управління завданнями.

Кабінет рекрутера

Для кожного рекрутера передбачена власна сторінка з показниками роботи.

У ній відображається прогрес залучення кандидатів до системи та статистика у вигляді графіків.

Керівник отримує можливість оцінювати не тільки загальний результат відділу, але й ефективність роботи окремих спеціалістів.

Головна особливість SferSolution — система охоплює не один окремий етап рекрутингу, а пов'язує весь процес у єдиний робочий цикл.

Лід → Кандидат → Співробітник

Замість окремих баз для потенційних кандидатів та працевлаштованих співробітників реалізований послідовний життєвий цикл.

Людина проходить через систему від першого контакту до фактичного працевлаштування, а компанія зберігає повну історію взаємодії.

Рекрутинг та управління контрактами

Рекрутинг пов'язаний із реальними кадровими потребами за контрактами.

Менеджер може бачити, скільки працівників необхідно залучити, які кандидати вже підібрані та як відбувається закриття потреби.

Це перетворює CRM із бази кандидатів на інструмент операційного управління наймом.

Прозорий контроль рекрутерів

Окремий блок аналітики дозволяє оцінювати прогрес та ефективність роботи рекрутерів.

Замість ручного формування звітів керівництво отримує показники безпосередньо із системи та може використовувати їх для контролю роботи команди.

Kanban-підхід

Для процесів, де важливо швидко бачити поточний статус великої кількості співробітників, використовується Kanban.

Це спрощує роботу менеджерів та дозволяє керувати статусами без складної навігації між окремими сторінками.

Єдине робоче середовище

Ліди, кандидати, працівники, контракти, завдання та аналітика об'єднані в одній системі.

Команді не потрібно підтримувати паралельні Excel-таблиці, окремі списки кандидатів та сторонні інструменти для контролю основних етапів рекрутингу.

У результаті створена комплексна CRM-платформа, яка цифровізує повний цикл рекрутингу — від першого контакту з потенційним кандидатом до його працевлаштування та подальшої роботи в межах активного контракту.

Рекрутери отримали єдине середовище для роботи з лідами, кандидатами, завданнями та співробітниками. Менеджери — інструменти для управління контрактами, кадровими потребами та контролю процесу найму.

Окремий аналітичний рівень дозволяє відстежувати прогрес рекрутерів та оцінювати ефективність команди на основі даних із CRM.

У результаті SferSolution перетворює розрізнений рекрутинговий процес на керовану систему:

1. Лід.
2. Кандидат.
3. Контракт.
4. Співробітник.
5. Результативність роботи.

Такий підхід дозволяє масштабувати рекрутинг без пропорційного збільшення ручної адміністративної роботи та забезпечує керівництву прозорість процесу на кожному етапі.